Département du registraire général

Le département du registraire général est l'un des départements académiques centraux de l'Académie libyenne des études supérieures – Ajdabiya. Il est chargé d'organiser, de gérer et de suivre les affaires académiques des étudiants, conformément aux règlements et systèmes en vigueur.

Le département s'efforce de fournir des services académiques complets comprenant l'admission, l'inscription, l'immatriculation, le suivi de la situation académique des étudiants, la gestion des dossiers et des archives académiques, ainsi que la délivrance d'attestations, de diplômes et de documents académiques, en plus du recensement et de la mise à jour des données des diplômés.

Le département contribue également à l'amélioration de la qualité des performances institutionnelles en fournissant des données académiques précises et fiables, en développant les procédures de travail et en opérant la transition vers les services numériques, afin de garantir l'efficacité des procédures, la rapidité d'exécution des transactions et l'élévation du niveau des services offerts aux étudiants et aux diplômés.

Le département du registraire général aspire à constituer un pont de communication efficace entre l'étudiant et l'Académie, garantissant ainsi l'exactitude et la régularité des procédures académiques et soutenant le parcours scientifique de l'étudiant depuis son admission jusqu'à son diplôme.

Voici une formulation professionnelle, organisée et concise adaptée à la page « Attributions et missions » du site web, avec une unification du style administratif :

Attributions et missions du département du registraire général

Le département du registraire général est chargé d'organiser et de suivre les affaires académiques et estudiantines de l'Académie, et exerce ses compétences par l'intermédiaire de ses sections et unités subordonnées, comme suit :

Premièrement : Section des affaires estudiantines et du soutien aux étudiants

La section est chargée des missions suivantes :
* Réceptionner les dossiers des candidats aux études conformément aux procédures et conditions d'admission approuvées par l'Académie.
* Finaliser les procédures d'admission des étudiants et saisir leurs données de base dans le système.
* Accueillir et suivre les transactions relatives aux étudiants et se coordonner à ce sujet avec les sections et unités compétentes.
* Assurer une coordination permanente entre les écoles de l'Académie et le département du registraire général en ce qui concerne les affaires académiques des étudiants.
* Fournir soutien et orientation aux étudiants concernant les procédures et services académiques.

Deuxièmement : Section des diplômés

La section est chargée des missions suivantes :
* Examiner les attestations et documents des diplômés et vérifier l'exactitude de leurs données.
* Examiner les relevés de notes et les confronter aux résultats et aux registres académiques originaux.
* Finaliser les procédures d'officialisation et de délivrance des attestations et relevés de notes après vérification de leur conformité.
* Établir et mettre à jour le guide annuel des diplômés.
* Préparer les données et statistiques relatives aux diplômés en coordination avec les sections compétentes.

Troisièmement : Section des archives

La section est chargée des missions suivantes :
* Réceptionner et conserver les dossiers académiques des nouveaux étudiants tout en s'assurant de leur complétude et de la validité de leurs pièces.
* Conserver et archiver les registres et documents académiques, y compris les relevés de notes, les cartes d'inscription et les documents afférents.
* Organiser et gérer les archives de manière à garantir la facilité de recherche des informations et l'intégrité des documents.
* Prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et la confidentialité des dossiers et des archives.
* Préparer les rapports et statistiques relatifs aux étudiants et aux diplômés en coordination avec les sections compétentes.

Quatrièmement : Section du système informatique et de délivrance des attestations de fin d'études

La section est chargée des missions suivantes :
* Saisir et mettre à jour les données académiques des étudiants dans le système électronique.
* Attribuer les numéros d'immatriculation aux nouveaux étudiants en coordination avec les sections compétentes.
* Exécuter les opérations académiques des étudiants, y compris les ajouts, retraits et modifications, conformément aux approbations et procédures en vigueur.
* Examiner les données et registres électroniques en vue d'en garantir l'exactitude et la mise à jour.
* Préparer et éditer les attestations de fin d'études et accomplir les formalités relatives à leur délivrance selon les directives établies.

Cinquièmement : Section des activités estudiantines

La section est chargée des missions suivantes :
* Élaborer et mettre en œuvre les plans et programmes d'activités culturelles et sportives de l'Académie.
* Détecter les talents estudiantines dans les domaines littéraire, culturel, artistique et sportif, afin de les encourager et de les développer.
* Organiser des événements, festivals, expositions et activités culturelles, artistiques et sportives en coordination avec les écoles de l'Académie.
* Organiser la participation aux concours, forums et programmes estudiantins aux échelles locale et internationale.
* Célébrer les fêtes nationales et religieuses à travers des manifestations culturelles, artistiques et sportives, en concertation avec les instances concernées.
* Renforcer la participation des étudiants aux activités universitaires, camps de vacances et programmes culturels, intellectuels et sportifs.
* Élaborer des rapports périodiques sur les activités et programmes de la section ainsi que sur leurs résultats.