إدارة المسجل العام

تُعد إدارة المسجل العام من الإدارات الأكاديمية المحورية في الأكاديمية الليبية للدراسات العليا - أجدابيا، وتختص بتنظيم وإدارة ومتابعة الشؤون الأكاديمية للطلاب، وفقًا للوائح والنظم المعتمدة.

وتعمل الإدارة على تقديم خدمات أكاديمية متكاملة تشمل القبول والتسجيل والقيد ومتابعة الوضع الأكاديمي للطلاب، وإدارة السجلات والملفات الأكاديمية، وإصدار الإفادات والشهادات والوثائق الأكاديمية، وحصر وتحديث بيانات الخريجين.

كما تسهم الإدارة في تعزيز جودة الأداء المؤسسي من خلال توفير بيانات أكاديمية دقيقة وموثوقة، وتطوير إجراءات العمل، والتحول نحو الخدمات الرقمية، بما يضمن كفاءة الإجراءات وسرعة إنجاز المعاملات، ويرتقي بمستوى الخدمات المقدمة للطلاب والخريجين.

وتسعى إدارة المسجل العام إلى أن تكون حلقة وصل فاعلة بين الطالب والأكاديمية، بما يضمن دقة وسلامة الإجراءات الأكاديمية، ويدعم مسيرة الطالب العلمية منذ القبول وحتى التخرج.

هذه صياغة **احترافية ومنظمة ومختصرة** لتناسب صفحة **«الاختصاصات والمهام»** في الموقع الإلكتروني، مع توحيد الأسلوب الإداري وتصحيح الأخطاء اللغوية:

اختصاصات ومهام إدارة المسجل العام

تتولى إدارة المسجل العام تنظيم ومتابعة الشؤون الأكاديمية والطلابية بالأكاديمية، وتباشر اختصاصاتها من خلال الأقسام والوحدات التابعة لها، وذلك على النحو الآتي:

أولاً: قسم شؤون الطلبة والدعم الطلابي

يختص القسم بالمهام الآتية:

* استلام ملفات المتقدمين للدراسة وفق إجراءات وضوابط القبول المعتمدة بالأكاديمية.
* استكمال إجراءات قبول الطلبة وإدخال بياناتهم الأساسية في المنظومة.
* استقبال ومتابعة المعاملات المتعلقة بالطلبة والتنسيق بشأنها مع الأقسام والوحدات المختصة.
* التنسيق المستمر بين مدارس الأكاديمية وإدارة المسجل العام فيما يتعلق بالشؤون الأكاديمية للطلبة.
* تقديم الدعم والإرشاد للطلبة بشأن الإجراءات والخدمات الأكاديمية.

ثانياً: قسم الخريجين

يختص القسم بالمهام الآتية:

* مراجعة الإفادات والوثائق الخاصة بالخريجين والتحقق من صحة بياناتها.
* مراجعة كشوف الدرجات ومطابقتها مع النتائج والسجلات الأكاديمية الأصلية.
* استكمال إجراءات اعتماد وإصدار الإفادات وكشوف الدرجات بعد التحقق من سلامتها.
* إعداد وتحديث **دليل الخريجين السنوي**.
* إعداد البيانات والإحصاءات المتعلقة بالخريجين بالتنسيق مع الأقسام المختصة.

ثالثاً: قسم الأرشيف

يختص القسم بالمهام الآتية:

* استلام وحفظ الملفات الأكاديمية للطلبة الجدد والتأكد من استيفائها وصحة مستنداتها.
* حفظ وأرشفة السجلات والوثائق الأكاديمية، بما في ذلك كشوف الدرجات وبطاقات التسجيل والمستندات ذات الصلة.
* تنظيم وإدارة الأرشيف بما يضمن سهولة استرجاع المعلومات والمحافظة على سلامة الوثائق.
* اتخاذ الإجراءات اللازمة لضمان أمن وسرية الملفات والمحفوظات.
* إعداد التقارير والإحصاءات المتعلقة بالطلبة والخريجين بالتنسيق مع الأقسام المختصة.

رابعاً: قسم المنظومة وإصدار إفادات التخرج

يختص القسم بالمهام الآتية:

* إدخال وتحديث البيانات الأكاديمية للطلبة في المنظومة الإلكترونية.
* إصدار أرقام القيد للطلبة الجدد بالتنسيق مع الأقسام المختصة.
* تنفيذ المعاملات الأكاديمية الخاصة بالطلبة، بما في ذلك الإضافة والحذف والتعديل، وفق الموافقات والإجراءات المعتمدة.
* مراجعة البيانات والسجلات الإلكترونية والتأكد من دقتها وتحديثها.
* إعداد وسحب إفادات التخرج واستكمال الإجراءات المتعلقة بإصدارها وفق الضوابط المعتمدة.

خامساً: قسم النشاط الطلابي

يختص القسم بالمهام الآتية:

* إعداد وتنفيذ خطط وبرامج النشاط الطلابي الثقافي والرياضي بالأكاديمية.
* اكتشاف المواهب الطلابية في المجالات الأدبية والثقافية والفنية والرياضية، وتنميتها وتشجيعها.
* تنظيم الفعاليات والمهرجانات والمعارض والأنشطة الثقافية والفنية والرياضية بالتنسيق مع مدارس الأكاديمية.
* تنظيم والمشاركة في المسابقات والملتقيات والبرامج الطلابية على المستويين المحلي والدولي.
* إحياء المناسبات الوطنية والدينية من خلال الفعاليات الثقافية والفنية والرياضية، بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.
* تعزيز مشاركة الطلبة في الأنشطة الجامعية والمخيمات والبرامج الثقافية والفكرية والرياضية.
* إعداد التقارير الدورية عن أنشطة وبرامج القسم ونتائجها.